Segundo o Guia PMBOK®, Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
As expectativas dos stakeholders devem ser constantemente gerenciadas, pois:

  • As expectativas mudam ao longo do projeto;
  • O envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto;
  • Atender as expectativas implica em uma maior aceitação;
  • Agir em relação as preocupações implica em menores problemas;
  • Agilizar as resoluções das questões implica em menor desgaste.

Para solucionar as questões e problemas à medida que ocorrerm, deve se determinar previamente mecanismos e procedimentos para agilizar sua solução e reduzir os conflitos. Alguns exemplos abaixo:

  • Um plano de escalonamento bem definido e aprovado no planejamento agiliza a tomada de decisão e a resolução dos problemas.
  • Abaixo procedimento usado na Metodologia PMO que deve ser adaptado a sua realidade:
    • Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
    • Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
    • Definir a melhor alternativa a ser adotada com os reponsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
    • Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
    • Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
    • Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
    • Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK®)

Entradas

  • Plano de gerenciamento das partes interessadas
  • Plano de gerenciamento das comunicações
  • Registro das mudanças
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas

  • Métodos de comunicação
  • Habilidades interpessoais
  • Habilidades de gerenciamento

Saídas

  • Registro das questões
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações dos Documentos do projeto
  • Atualizações dos Ativos de processos organizacionais

 

 

Renata Collins| Blog Google+ | Twitter | Facebook | Pinterest | Youtube | WP