Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

É composto pelas seguintes etapas:

  • Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
  • Especificar o produto/serviço
  • Estabelecer critérios de avaliação
  • Elaborar minuta do contrato
  • Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
  • Solicitar Propostas
    • Identificar lista dos fornecedores potenciais
    • Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
    • Divulgar pedido
  • Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.

 

Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra

What? O que adquirir?
Why? Por que? (Análise de fazer ou comprar)
When? Quando? (Início e Término do Contrato)
Where? Onde?
Who? Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)
How? Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)
How much? Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

 

O que adquirir?

Baseado na EAP

  • Um pacote de trabalho ou
  • Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
  • Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho

 

Por que adquirir? Análise Make or buy

Quem participa das aquisições?

Aquisição Centralizada x Decentralizada

Tipo Vantagens Desvantagens
Centralizada Padroniza

Forma especialistas

Compartilha recursos

Melhor controle

Descontos por volume

Ilha de conhecimento

Prioridade dada pelo setor de aquisições

Descentralizada Maior conhecimento do que será adquirido

Prioridade dada pelo projeto

Não padronizado

Maior dificuldade no controle

Duplicidade de função

 

Tipo Boas práticas
Centralizada Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto

Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições

Descentralizada Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores

PMO pode ajudar com histórico e padronização

 

 

Exemplo-Matriz de Responsabilidade

Parte interessada Responsabilidade
Comprador Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa
GP Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade).

Mitigar riscos das contratações

Advogado Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição
Setor técnico Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva

Validar informações recebidas das propostas

Financeiro Validar processo de liberação dos recursos financeiros

 

 

Fatores Críticos de Sucesso

  • Definição clara do que será comprado (SOW)
  • Restrições do projeto (prazo, custo, …)
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
  • Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores
  • Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos
  • Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK®)

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Documentação dos requisitos
  • Registro dos riscos
  • Requisitos de recursos das atividades
  • Cronograma do projeto
  • Estimativas de custos das atividades
  • Registro das partes interessadas
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas

  • Análise de fazer ou comprar
  • Opinião especializada
  • Pesquisa de mercado
  • Reuniões

Saídas

  • Plano de gerenciamento das aquisições
  • Especificação do trabalho das aquisições
  • Documentos de aquisição
  • Critérios para seleção de fontes
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações dos Documentos do projeto

 

 

Renata Collins| Blog Google+ | Twitter | Facebook | Pinterest | Youtube | WP