Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
Com esse intuito, o GP deve:

  • Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
  • Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
  • Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.
Planejar o gerenciamento das comunicações

Abaixo algumas das melhores práticas do processo:

  • Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
  • Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
  • Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
  • Validar o plano com os interessados;
  • Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
  • Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
  • Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
  • Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.
What? O que? Qual informação
Why? Por que? com qual propósito
Who? Quem é o responsável?
Who? Para quem? Quem precisa da informação
When? Quando serão necessárias e qual periodicidade
Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadas
How? Como? Template, Procedimento, Best Practice

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações (Guia PMBOK®)

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Registro das partes interessadas
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas

  • Análise de requisitos da comunicação
  • Tecnologia das comunicações
  • Modelos de comunicações
  • Métodos de comunicação
  • Reuniões

Saídas

  • Plano de gerenciamento das comunicações
  • Atualizações dos Documentos do projeto

Renata Collins | Blog | WP | Google+ | Twitter | Facebook | Pinterest | It | t | Insta