Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos 47 processos de gerenciamento de projetos, logicamente agrupados em cinco grupos de processos. Esses cinco grupos de processos
são:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e controle
  • Encerramento

Renata Collins

 

O gerenciamento de um projeto normalmente inclui, mas não se limita à:

  • Identificação dos requisitos;
  • Abordagem das diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes  interessadas no planejamento e execução do projeto;
  • Estabelecimento, manutenção e execução de comunicações ativas, eficazes e colaborativas entre as partes interessadas;
  • Gerenciamento das partes interessadas visando o atendimento aos requisitos do projeto e a criação das suas entregas;
  • Equilíbrio das restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam a : Escopo,Qualidade,Cronograma,Orçamento , Recursos e Riscos.

As características e circunstâncias específicas do projeto podem influenciar as restrições nas quais a equipe de gerenciamento do projeto precisa se concentrar.

Esses fatores estão relacionados de tal forma que se algum deles mudar, pelo menos um outro fator provavelmente será afetado. Por exemplo, se o cronograma for abreviado, muitas vezes o orçamento precisará ser aumentado para incluir recursos adicionais a fim de concluir a mesma quantidade de trabalho em menos tempo. Se não for possível um aumento no orçamento, o escopo ou a qualidade poderá ser reduzido para entregar o produto do projeto em menos tempo,
com o mesmo orçamento. As partes interessadas no projeto podem ter idéias divergentes sobre quais fatores são os mais importantes, gerando um desafio maior ainda. A mudança dos requisitos ou objetivos do projeto pode criar riscos adicionais. A equipe do projeto precisa ser capaz de avaliar a situação, equilibrar as demandas e manter uma comunicação proativa com as partes interessadas a fim de entregar um projeto bem sucedido.

Devido ao potencial de mudanças, o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto é uma atividade iterativa elaborada de forma progressiva ao longo do ciclo de vida do projeto. A elaboração progressiva envolve a melhoria contínua e o detalhamento de um plano conforme informações mais detalhadas e específicas e estimativas mais exatas tornam-se disponíveis. A elaboração progressiva permite que a equipe de gerenciamento do projeto defina e gerencie o trabalho com um nível maior de detalhes, à medida que o projeto evolui.

Como é o ciclo de vida de um projeto?
Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado através dos 5 grupos de processo, conforme detalhado abaixo:

Iniciação
Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que durante a iniciação é importante não só saber como registrar essas premissas e limitações, ok? A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.

Planejamento
Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação. O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o projeto ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma do projeto, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.

Execução
Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano. É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar. Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.

Monitoramento e controle
O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo. Mas apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.

Encerramento
Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão do projeto e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros. Dentre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento do projeto, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros projetos similares).

Então o que é a gestão de projeto?
Agora que vimos o que é o projeto e suas respectivas fases, fica mais fácil compreender o que é a gestão de projeto. Simples: “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”. Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo em gerenciamento de projetos, seja ministrando treinamentos aos colaboradores, incentivando sua participação em eventos sobre o tema, patrocinando especializações na área ou mesmo contratando consultorias especializadas no assunto.

A gestão de projetos é uma realidade em economias desenvolvidas desde a década de 1990, entretanto, somente nos últimos anos é que as empresas brasileiras despertaram para a necessidade de planejamento e organização de seus projetos. Se não fosse assim, muitas delas provavelmente não teriam sobrevivido à crescente competitividade do mercado. Realizar um gerenciamento eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

Sabemos que três conjuntos importantes de habilidades de gerenciamento de projetos são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas:
• Habilidades técnicas de gerenciamento de projetos;
• Habilidades de liderança;
• Habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.

De fato, são os projetos que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com gerenciamento adequado.

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